E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft. Diese verpflichtet alle Unternehmen, B2B-Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. Rechnungen in herkömmlichem PDF-Format sind dann nicht mehr ausreichend – nur der XML-Datensatz gilt als gültige Rechnung. Für die elektronische Rechnungsstellung werden die Formate XRechnung und ZUGFeRD genutzt.
Unternehmen, die mit anderen Unternehmen Geschäfte tätigen, müssen ihre Systeme darauf vorbereiten, diese XML-Daten zu empfangen und korrekt zu verarbeiten. Dies stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen, da die Umstellung auf digitale Rechnungen eine Anpassung der bestehenden Rechnungsprozesse und Software erfordert.
ZUGFeRD und XRechnung: Die neuen Standardformate
Die beiden wichtigsten Ausgangsformate für E-Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist ein reines XML-Format, das von öffentlichen Auftraggebern verlangt wird, während ZUGFeRD eine Kombination aus PDF und XML darstellt und auch für den Einsatz im B2B-Bereich genutzt werden kann. Beide Formate bieten eine strukturierte Datenbasis, die eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungen ermöglicht und somit den Aufwand bei der Prüfung und Weiterverarbeitung erheblich reduziert.
Die E-Rechnungspflicht verlangt es, dass Unternehmen nicht nur in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, sondern auch die XML-Daten fehlerfrei zu verarbeiten. Die Herausforderung für viele Unternehmen liegt darin, die notwendigen Anpassungen an ihren Systemen vorzunehmen, damit diese sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung korrekt verarbeiten können.
Verarbeitung des XML-Datensatzes: Erforderlich für die Einhaltung der E-Rechnungspflicht
Die einfache Umstellung auf E-Rechnungen reicht nicht aus – Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die elektronischen Rechnungen korrekt verarbeiten. Dies erfordert eine E-Rechnungsplattform, die die XML-Daten automatisch und fehlerfrei verarbeitet. COMPLAVIS® bietet eine umfassende Lösung, die den gesamten Prozess der E-Rechnung – vom Empfang bis zur Integration in die internen Systeme – erleichtert. Die COMPLAVIS® E-Rechnungsplattform sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden und der Rechnungsprozess effizient bleibt.
Meldung an die Finanzbehörden: Neues Meldeverfahren ab 2025
Zusätzlich zur Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, müssen Unternehmen ab 2025 auch sicherstellen, dass die Rechnungen korrekt an die Finanzbehörden gemeldet werden. Dies ist Teil des neuen Meldeverfahrens, das für alle Unternehmen, die E-Rechnungen ausstellen oder empfangen, verpflichtend wird. Hier ist es wichtig, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme sowohl die korrekte Übermittlung der Rechnungen an die Finanzbehörden als auch die ordnungsgemäße Speicherung und Archivierung ermöglichen.
E-Rechnungs-Versand: Pflicht ab 01.01.2027
Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnungspflicht auch den Versand von Rechnungen betreffen. Unternehmen sind dann verpflichtet, ihre Ausgangsrechnungen im XML-Format zu versenden. Dies erfordert ebenfalls eine Umstellung der bestehenden Systeme, die für den Empfang von E-Rechnungen bereit sind, aber möglicherweise noch nicht für den Versand von E-Rechnungen vorbereitet sind. Der Versand von XRechnung und ZUGFeRD wird dann ebenfalls durch die COMPLAVIS® E-Rechnungsplattform unterstützt, sodass Unternehmen eine zukunftssichere Lösung haben.
Fazit: Frühzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten
Die E-Rechnungspflicht bringt zahlreiche Änderungen für Unternehmen mit sich. Die wichtigste Maßnahme ist die Vorbereitung auf den empfang von E-Rechnungen im XML-Format – eine Aufgabe, die Unternehmen nicht auf die lange Bank schieben sollten. Mit der COMPLAVIS® E-Rechnungsplattform können Unternehmen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung profitieren. Wer sich frühzeitig auf die Umstellung vorbereitet, kann den Übergang reibungslos gestalten und sich auf eine effiziente, automatisierte Rechnungsbearbeitung freuen.
