Das Szenario: Ein Lieferant sendet eine XRechnung, und Sie stehen vor einem Problem
Stellen Sie sich vor, ein Lieferant schickt Ihnen ab dem 01.01.2025 eine XRechnung – entweder per PEPPOL oder E-Mail. Doch Ihr Unternehmen ist noch nicht auf den Empfang solcher E-Rechnungen vorbereitet. Die Rechnung kann nicht geprüft oder verarbeitet werden, und die Zahlung droht zu verzögern.
In diesem Fall möchten wir Ihnen helfen. Über unsere COMPLAVIS® E-Rechnungs-Plattform können Sie E-Rechnungen problemlos empfangen. Wir stellen diese in einer Form bereit, die Ihnen die Prüfung und Bezahlung erleichtert. Die Einrichtung erfolgt schnell und pragmatisch – innerhalb von 24 Stunden. Ein Notfalldienst sozusagen, jedoch zu denselben fairen Konditionen wie bei einer regulären Nutzung.
Die Lösung: Schnelle Aufschaltung der COMPLAVIS® E-Rechnungs-Plattform
Mit der COMPLAVIS® E-Rechnungs-Plattform können wir Ihr Unternehmen in kürzester Zeit bereit für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen machen.
Unsere Leistungen im Überblick:
- Schnelle Implementierung: Innerhalb von 24 Stunden schalten wir die Plattform für Sie auf.
- E-Rechnungen empfangen: Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD können problemlos über PEPPOL oder per E-Mail empfangen werden.
- Bereitstellung zur Prüfung und Bezahlung: Wir stellen die Rechnungsdaten für Sie als lesbare Datei zur Verfügung, z. B. per E-Mail, sodass Sie diese bequem prüfen können.
- Komplette Konformität: Unsere Lösung entspricht den gesetzlichen Anforderungen und erleichtert Ihnen den Umgang mit der neuen Pflicht.
Kosten: Günstig und transparent
- Einmalige Einrichtungsgebühr: 899,85 €
- Monatliche Nutzungsgebühr: 44,90 € und 0,25 €/Beleg, monatlich kündbar.
Die häufigsten E-Rechnungsprobleme und ihre Lösungen
1. Hohe Fehlerraten und Kosten durch nicht-digitale Rechnungen
Viele Unternehmen arbeiten noch mit papierbasierten oder gescannten Rechnungen, was zu Medienbrüchen, Fehlern und manuellem Mehraufwand führt. Ein zentrales E-Rechnungsproblem ist die mangelnde Effizienz solcher Prozesse. Die Lösung liegt in der Nutzung vollständig digitaler Rechnungen ohne manuelle Dateneingabe.
Lösung:
- Implementierung eines elektronischen Rechnungsformats zur direkten Integration in ERP-Systeme.
- Nutzung von Prüfmechanismen zur Fehlerreduktion und Steuerkonformität.
2. Medienbrüche und ineffiziente Prozesse
Die manuelle Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen verursacht Verzögerungen und hohe Fehlerquoten. Dieses E-Rechnungsproblem führt oft zu einem erheblichen Mehraufwand in der Buchhaltung.
Lösung:
- Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses zur Vermeidung von Medienbrüchen.
- Nutzung der COMPLAVIS® E-Rechnungs-Plattform für eine reibungslose digitale Verarbeitung.
3. Hoher Prüfaufwand durch fehlerhafte Rechnungszuordnung
Oft fehlt eine eindeutige Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen, was den Prüfaufwand erhöht und Zahlungsverzögerungen verursacht. Ein häufiges E-Rechnungsproblem ist die manuelle Überprüfung und Korrektur fehlerhafter Rechnungsdaten.
Lösung:
- Einführung eines durchgängigen Purchase-to-Pay-Prozesses mit automatischem Abgleich von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten.
- Automatisierte Datenprüfung zur Fehlervermeidung und Compliance-Sicherheit.
4. Fehlende Transparenz durch unklare Statusmeldungen
Unklare Rechnungsstatus führen zu Unsicherheit und Verzögerungen im Zahlungsprozess. Dieses E-Rechnungsproblem kann zu Zahlungsausfällen und verpassten Skonto-Vorteilen führen.
Lösung:
- Nutzung von Echtzeit-Statusmeldungen und Benachrichtigungen.
- Durchgängige Überwachung des Rechnungsprozesses zur frühen Fehlererkennung.
Fazit
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung bringt erhebliche Vorteile: reduzierte Fehlerquoten, weniger Verwaltungsaufwand und optimierte Zahlungsprozesse. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend. Unternehmen sollten daher frühzeitig auf digitale Lösungen umstellen, um von effizienteren Prozessen, Kosteneinsparungen und verbesserter Compliance zu profitieren.
Die Implementierung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil. Durch die frühzeitige Erkennung und Beseitigung typischer E-Rechnungsprobleme können Unternehmen ihre Effizienz erheblich steigern und Risiken minimieren.
Quellen:
- Bundesministerium der Finanzen (BMF) – Informationen zur gesetzlichen Pflicht und Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland.
